Los usuarios marcadores son un tipo de usuario característico por su preferencia a la clasificación de correos con base en sus prioridades. No les gusta mucho invertir su tiempo en almacenar y en mantener un sistema de archivo de correos, pero a la vez le resulta importante encontrar rápido aquellos mensajes que son relevantes a su actividad. Y para ello utiliza marcas que pueden ser de distinto tipo.
La marca más sencilla que uno puede manejar sobre un correo electrónico es la de “NO LEIDO”. Es una indicación elemental de que tenemos algo que hacer con ese email. Si la cantidad de correos que se reciben está por debajo de nuestro umbral de procesamiento este sistema termina siendo el más usado por los usuarios.
Mientras uno tenga capacidad de administrar las tareas que genera nuestra interacción con el mundo a través del email con pocos mensajes, invertir en un sistema de clasificación superior a “Leído/No Leído”, o en un sistema de almacenamiento por carpetas temáticas es poco menos que un sin sentido. Nuestro sistema de organización tiene valor cuanto más funcional sea a nuestra productividad y si le tenemos que dedicar más tiempo para obtener el mismo resultado, entonces resulta en una inversión estéril.
Dicho lo anterior, está claro que el uso de un sistema de organización de correos diferente al anterior sólo se justifica cuando nuestra cantidad de correos alcanza su nivel crítico, el cual es diferente para cada persona según su propia actividad. Ahí el sistema por marca de “No Leído” hace agua, y hay que empezar a tener otro esquema.
Si a uno le sigue gustando la idea de las marcas, y como dijimos al principio no se quiere demorar demasiado tiempo buscando correos ni teniendo que invertir tiempo en un sistema de archivos al efecto, hay que pensar en usar más tipos de marcas.
Es interesante observar que al igual que los usuarios archivadores la clasificación previa aquí empieza a jugar aquí su papel. No me sirve de nada tener muchas marcas si no le dedico un poco de tiempo a pensar un esquema de clasificación que le sea útil a mi mente para responder efectivamente a mi trabajo. No importa cuantas marcas utilicemos, éstas tienen que tener sentido “para mí”. Son de mi único interés, y sólo me sirven a mí para clasificar mis acciones sobre el buzón de correo.
Sugerencia: no crear demasiadas categorías de marcas. Un sistema de clasificación es tan bueno como su “elegante simplicidad”, y uno pensando creativamente podría fácilmente crear suficiente cantidad de marcas como para que luego no pueda seguirlas adecuadamente.
Cada marca tiene que tener un sentido y propósito concreto, que se refleje adecuadamente en las acciones que vienen a continuación. Si no puedo decir con claridad para qué voy a usar esa marca, mejor dejar su creación para otro momento. Es preferible arrancar con pocas, e ir agregando conservadoramente más categorías que crear muchas de golpe y no poder digerir el engendro que luego nosotros mismos creamos. Nos provocaríamos un nivel de frustración que nos haría dar uno o varios pasos atrás.
Otro punto no menos importante es que una vez que creamos nuestro sistema de clasificación por marcas este nos impone luego la disciplina de administrarlas regularmente para evitar que el sistema se descontrole. Si el tema se trató y no tengo nada más que hacer con ese correo no puedo obviarme el paso de quitar la marca que le puse, porque si no corro el riesgo de tener que entrar nuevamente a ese correo en el futuro, y darme cuanta “nuevamente” que “no tengo nada más que hacer con esto”.
La idea como siempre es ganar tiempo, no perderlo. Si no tenemos la disciplina de mantener nuestro sistema de marcas actualizado, éste se nos puede volver en contra y habremos invertido tiempo y esfuerzo en vano.
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