Cuando sumamos el Smartphone a nuestro arsenal, nos encontramos con
una poderosa herramienta que impacta sensiblemente en nuestra manera de
trabajar extendiendo nuestra oficina más allá de los confines físicos de ésta.
Organizarnos cuando estamos fuera de la oficina, a pesar de lo
trivial que parece, tiene su complejidad. No tenemos la posibilidad de estar
siempre delante de la computadora, ni de tener abierta la agenda todo el
tiempo. Podemos estar en movimiento en nuestro auto, en un transporte público o
arriba de un avión; podemos estar en un bar, un aeropuerto o una estación de
tren; podemos encontrarnos en una reunión con un cliente o en una sala de
espera previo a una. La cantidad de variantes es tanta, que tener un mecanismo
que se adapte a todas es realmente difícil.
En contraste, las oficinas nos permiten un ambiente mucho más
controlado y enfocado a nuestra misión. Es un entorno que puede predecirse con
facilidad en términos generales y entonces nos da margen para definir nuestras
condiciones de trabajo.
A pesar de lo que muchos pueden pensar, no son los smartphones los responsables de que simples mortales debamos empezar
a preocuparnos de cómo organizarnos fuera de la oficina. Sí han provocado una
profundización de ese proceso, pero el gran culpable fue el computador
portátil. La aparición de las laptops y notebooks en los años 90 han puesto los
recursos de la oficina literalmente en nuestras manos para llevarlos donde
queramos. Ahí se desdibujó completamente el límite físico de la oficina para
trasladarse a cualquier momento y lugar. ¡Y no teníamos WiFi!
Hasta aquí fue simplemente una observación histórica. El salto
cuántico lo dio la computación portátil, no el teléfono móvil, el cual
simplemente se limitó a potenciar nuestra capacidad de comunicarnos. Pero sin
tener a mano nuestra computadora hubiera sido imposible hacer nuestro trabajo
de base fuera de la oficina.
Ahora bien. En los tiempos que corren el tener una computadora
portátil es ya una condición “estructural”. Si tenemos organizada la
información adecuadamente en la oficina sobre nuestra computadora igualmente lo
estará en la calle porque estaremos operando sobre el mismo dispositivo.
El verdadero dolor de cabeza lo traen ahora los teléfonos inteligentes. Aquí
la cosa se pone más complicada. Repasando la historia (no tan antigua) Blackberry provocó un cambio
sustancial en el paradigma del trabajador de la información, cosa que ahora
está permeando a muchas más actividades. Resolvió muchos problemas organizativos para el mundo corporativo integrando de manera eficaz las herramientas de correo, tareas y calendario en un único sistema, sólido y confiable. Pero si tengo que ser completamente honesto, para todo lo que la gente demandaba un Blackberry (al menos al principio) era para poder leer los correos electrónicos en tiempo real. Sin tener que encontrar un lugar físico donde sentarse que tuviera disponibilidad de internet, para luego prender la computadora esperar que inicie el Microsoft Windows, abrir el Outlook y bajar la pila de mensajes, a veces enorme, e interminable. Es el día de hoy que hay gente que no usa su smartphone para otra cosa que no sea recibir correos, o chatear con los amigos o compañeros de trabajo.
Si todo lo que nos preocupa es recibir el correo electrónico, está bien. Ese puede ser un motivo legítimo. Pero la extensión del sistema de organización a nuestro dispositivo móvil es de la relevancia suficiente como para dedicarle un poco más de elaboración y análisis a nuestra elección. La inundación de Smartphones y en su momento la introducción de las Tablets han puesto una enorme variedad de opciones en nuestras manos.
¿Cuál fue el cambio de paradigma ésta vez? Simple, ahora el dispositivo con TODA nuestra organización estará SIEMPRE disponible, integrado con nuestra “CENTRAL DE COMUNICACIONES”, en todo momento y en todo lugar. Se terminaron las excusas…
No es un cambio menor. Es
un salto cuántico en productividad cuyo real alcance no ha llegado
completamente a entenderse. Y de la misma manera que la revolución industrial
trajo consigo por primera vez el hecho de tener una oferta que pudiera superar
a la demanda, ahora un trabajador del Siglo XXI no se encuentra atado a su
oficina para poder producir. Es un trabajador móvil, virtual, con mayor alcance, más información disponible
(mucha más), que tiene que empezar a tomar decisiones que antes no eran necesarias porque la organización de la sociedad ya tenía armado su esquema de trabajo.
¿Quedarse en la oficina o
trabajar desde la casa? Terminar el trabajo durante el viaje; destinar tiempo a
descansar; dedicar tiempo a la familia…
El trabajador moderno se
encuentra ante un cambio tan relevante que sin algunas pautas para controlar la
situación puede terminar colapsado.
El correo electrónico no
va a parar de entrar nunca, y no es cómo antes que si uno no estaba en la oficina
nadie atendía el teléfono a menos que se tuviera una secretaria. Ahora a uno le
entran siempre de algún modo. Si no lo ubican por teléfono le van al celular; sino
le mandan un SMS, mientras por las dudas le disparan un correo electrónico, y
por las dudas prueban con el chat. De alguna manera siempre nos
encuentran.
Como hemos dicho varias
veces, la clave no es la herramienta en sí, sino nuestra manera de usarla. Cualquiera
puede comprar un martillo profesional. Pero cualquier golpe no logra que el
clavo se incruste hasta el fondo y en el ángulo correcto.
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